Gedragscode

Gedragscode

1.Inleiding
Deze gedragscode is opgesteld namens Van Uitert Companies B.V. en geldt ook voor alle dochtermaatschappijen, hierna te noemen Van Uitert Companies.

Bij Van Uitert Companies hechten we veel waarde aan kwaliteit en integriteit. Deze waarden zijn fundamenteel voor onze verantwoordelijkheden ten opzichte van collega’s, opdrachtgevers en de gemeenschap.

Deze Gedragscode beschrijft onze principes om ethisch verantwoord zaken te doen. Deze gedragscode bevat voorschriften en maatregelen hoe men bij van Uitert Companies met algemene gedragsnormen en waarden omgaat.

2. Gelijke behandeling­

• Discriminatie op grond van etnische afkomst, godsdienst, cultuur, seksuele geaardheid, geslacht of leeftijd wordt nimmer geaccepteerd. Noch bij het werven en selecteren van personeel en bij het interne promotiebeleid, noch bij de samenwerking met derde partijen, zoals leveranciers, onderaannemers en opdrachtgevers.
• Beslissingen worden uitsluitend genomen op basis van zakelijke, integere overwegingen en nimmer op basis van discriminerende overwegingen.
• We respecteren en beschermen de persoonlijke levenssfeer en waarde van ieder individu. We dulden geen discriminatie, intimidatie of ander gedrag dat in strijd komt met de wet of met hetgeen volgens ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer betaamt.
• Wij ondersteunen diversiteit en respecteren ieder persoon als individu.

2.1 Concrete voorbeelden wat niet is toegestaan

• Het maken van opmerkingen, grappen of toespelingen over iemands uiterlijk, accent, culturele achtergrond, geloof of levensstijl is niet toegestaan, ook niet als dit als humor bedoeld is.
• Collega’s structureel negeren, buitensluiten of anders behandelen vanwege persoonlijke kenmerken.

3. Omgang met elkaar

• Medewerkers van werkgever gaan respectvol en integer met elkaar en hun zakelijke relaties om. Wij communiceren open en eerlijk en nemen te allen tijde onze verantwoordelijkheid. We handelen en communiceren met inachtneming van de zakelijke belangen van werkgever en zijn nooit uit op macht of ander persoonlijk gewin.
• Intimidatie en pestgedrag worden op geen enkele wijze getolereerd en zullen bestraft worden.

3.1 Concrete voorbeelden wat niet is toegestaan

• Roddelen over collega’s of anderen bewust in een kwaad daglicht zetten.
• Kleinerende of denigrerende opmerkingen maken over iemands werk, afkomst, functie of persoonlijkheid.

4. Communicatie

• Medewerkers van werkgever communiceren, in welke vorm of via welk medium dan ook, altijd met respect voor degene waarover of met wie zij communiceren. (Etnische) laster, persoonlijke beledigingen en obsceniteit zijn nimmer geoorloofd, terwijl de privacy van anderen altijd wordt gerespecteerd.
• Bijzondere aandacht gaat hierbij uit naar communicatie via social media. Het deelnemen aan of gebruikmaken van social media netwerken door medewerkers van werkgever dient zich altijd te verhouden met de in deze gedragscode genoemde gedragsregels evenals met de gewenste vertrouwelijkheid van het onderwerp.

5. Gegevensbescherming en informatiebeveiliging

• Bij alle bedrijfsprocessen spant werkgever zich in de bescherming van de privacy, de bescherming van persoonsgegevens en de beveiliging van alle bedrijfsinformatie op orde te hebben.
• Bij de technische en organisatorische afscherming van deze gegevens, met name de beveiliging tegen onrechtmatige toegang en verlies, volgt werkgever procedures op die rekening houdt met actuele risico’s.

6. Geheimhouding

• Onzorgvuldige omgang met vertrouwelijke informatie kan werkgever of haar relaties schaden, en wordt derhalve niet getolereerd
• Alle medewerkers van werkgever hebben bij indiensttreding of op een later tijdstip een geheimhoudingsverklaring getekend.

7. Omkoping, nevenactiviteiten en belangenverstrengeling

• Van Uitert Companies wil zakendoen zonder afpersing, omkoping en andere onwettige, onethische of frauduleuze activiteiten. We houden ons aan alle geldende wetten en regels van de landen waarin we actief zijn.
• Het is niet toegestaan dat medewerkers van werkgever op welke wijze dan ook persoonlijk gewin hebben bij een zakelijke relatie van werkgever.
• Het is niet toegestaan om privé werkzaamheden te laten uitvoeren of leveringen te laten verrichten door zakelijke relaties van werkgever indien dat enig persoonlijk voordeel kan opleveren.

8. Relatiegeschenken, uitnodigingen en giften

• Relatiegeschenken en uitnodigingen van werkgever zijn uitsluitend bedoeld om onze waardering voor een relatie te tonen. Ze hebben nooit tot doel de besluitvorming te beïnvloeden, noch zijn ze bedoeld als tegenprestatie voor een bewezen dienst.
• Medewerkers van werkgever die relatiegeschenken of uitnodigingen ontvangen moeten zich ervan verzekeren dat deze niet zijn bedoeld om de besluitvorming te beïnvloeden of als tegenprestatie voor een bewezen of toekomstige dienst.
• Relatiegeschenken en uitnodigingen moeten altijd worden gemeld.
• Cheques, geld of buitenproportioneel dure geschenken worden nooit als relatiegeschenk aangeboden of aangenomen.

9. E-mailgebruik
Het e-mail systeem wordt voor zakelijk gebruik beschikbaar gesteld. Gebruik is derhalve verbonden met taken die voortvloeien uit de functie.

9.1. Verboden e-mailgebruik

• Het is niet toegestaan om het e-mail systeem te gebruiken voor:
• Het verzenden van berichten met een pornografische, racistische, discriminerende, beledigende of aanstootgevende inhoud.
• Om het e-mail systeem te gebruiken voor het verzenden van berichten met een (seksueel) intimiderende inhoud.
• Niet toegestaan om het e-mail systeem te gebruiken voor het verzenden van berichten die (kunnen) aanzetten tot haat en/of geweld.
• Niet toegestaan om ongeautoriseerd te kijken in e-mail van andere medewerkers en / of contactpersonen, e-mails te versturen uit andermans naam.

10. Internetgebruik
Internetsysteem wordt voor zakelijk gebruik beschikbaar gesteld. Gebruik is derhalve verbonden met taken die voortvloeien uit de functie.

10.1 Verboden internetgebruik

• Het is niet toegestaan om het internet te gebruiken voor:
• Internet sites te bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten.
• Via een omweg te trachten websites te bezoeken waarvan de rechtstreekse toegang door de werkgever op technische wijze is geblokkeerd;
• Werknemer is zich bewust van de impact van social media. Het is werknemer niet toegestaan zich negatief over werkgever op social media uit te laten
• Software en applicaties te downloaden zonder toestemming

11. Melden van mogelijke onregelmatigheden of inbreuken op deze gedragscode
Het is essentieel dat elke medewerker of vertegenwoordiger de gedragscode naleeft. Bezorgdheid en twijfels over niet-naleving hiervan dienen gemeld te worden ter bescherming van ons allen en de integriteit van onze organisatie.

• Meldplicht: Medewerkers zijn verplicht om (vermoedelijke) inbreuken op de regels in deze gedragscode te melden bij hun direct leidinggevende.
• Interne meldfunctie: Indien melding bij de leidinggevende niet mogelijk of wenselijk is, kunnen medewerkers zich rechtstreeks richten tot de meldfunctionaris, Dhr. K. Severijns.
• Indien het de meldfunctionaris aangaat, kan je de melding ook bij de directie plaatsen.
• Wettelijke bescherming: Voor het melden van een vermoedelijke schending hanteren wij de werkwijze volgens de Wet bescherming klokkenluiders (WBK). Dit garandeert dat melders van misstanden beschermd zijn tegen elke vorm van benadeling.
• Externe melding: Hoewel wij een interne oplossing prefereren, hebben medewerkers het recht om een misstand ook direct te melden bijvoorbeeld via de aangesloten arbodienst of andere bevoegde autoriteiten.

11.1 Wat is de Wet bescherming klokkenluiders (WBK)?
Deze wet zorgt ervoor dat medewerkers die een misstand (zoals fraude, onveiligheid of corruptie) binnen het bedrijf melden, wettelijk beschermd zijn. Het doel is een open en integere werkcultuur waarin we elkaar durven aan te spreken zonder bang te zijn voor negatieve gevolgen.

11.2 Wanneer is er sprake van een misstand?
Je kunt een melding doen als het gaat om een schending van de wet of een gevaar voor het maatschappelijk belang, bijvoorbeeld bij:

• Fraude of corruptie.
• Inbreuken op de veiligheid (Arbo/technisch).
• Milieuschade of privacy schendingen.
• Structurele overtredingen van onze eigen Gedragscode

11.3 Jouw bescherming als melder
De wet biedt jou belangrijke garanties:

• Geen benadeling, je mag niet gestraft worden voor je melding.
• Vertrouwelijkheid, jouw identiteit wordt strikt geheimgehouden.

11.4 Wat gebeurt er na een melding?
Wij nemen elke melding serieus en volgen de wettelijke termijnen:

• Binnen 7 dagen: Je ontvangt een schriftelijke bevestiging dat we je melding hebben ontvangen.
• Binnen 3 maanden: Je krijgt een inhoudelijke terugkoppeling over wat er met je melding is gedaan.

Kijk voor de volledige wettekst, (WBK) Wet bescherming klokkenluiders op:

https://www.wetbeschermingklokkenluiders.nl/

11. Controle
Van Uitert Companies heeft de mogelijkheid van controle op de naleving van deze gedragscode. Hiertoe heeft Van Uitert Companies een permanent registratiesysteem ter beschikking. Indien uit deze registratie een waargenomen toename van het e-mail-verkeer of Internetbezoek blijkt, kan Van Uitert Companies besluiten tot nader onderzoek. Een nader onderzoek door Van Uitert Companies kan ook worden ingesteld op basis van andere aanwijzingen zoals zintuiglijke waarneming, mededelingen, klachten of meldingen van andere medewerkers of derden buiten de onderneming. Indien Van Uitert Companies besluit om een nader onderzoek naar e-mail, internetbezoek in te stellen zal de betrokken medewerker hiervan in kennis worden gesteld.

12. Toepasbaarheid
Deze gedragscode is van toepassing op alle medewerkers in dienst van Van Uitert Companies. Deze gedragscode geldt ook voor alle medewerkers die door bovengenoemde rechtspersonen te werk worden gesteld. Deze gedragscode maakt integraal onderdeel uit van de individuele arbeidsovereenkomst.

13. Sancties
Indien een medeweker één of meerdere van de hiervoor genoemde verboden en/of de gedragscode niet naleeft, kan de onderneming disciplinaire maatregelen treffen. Mogelijke disciplinaire maatregelen zijn een berisping, schorsing en ontslag.

14. Consultatie
Deze gedragscode is ter consultatie voorgelegd aan de ondernemingsraad. Ingeval van wijziging of intrekking van deze gedragscode zal de ondernemingsraad wederom vooraf worden geconsulteerd.

15. Meldfunctionaris
Per 1 juli 2026 treedt een nieuwe gedragscode in werking, waarmee de bestaande gedragscode wordt vervangen. De heer K. Severijns is en blijft aangewezen als meldfunctionaris.

16. Onvoorziene omstandigheden
Indien er zich omstandigheden voordoen, waarin deze gedragscode niet voorziet, dan beslist de Directie van Van Uitert Companies na consultatie van de ondernemingsraad.

17. Medezeggenschap
Door het inwerking treden van deze Gedragscode worden de instemmings- en overige inspraakbevoegdheden van de ondernemingsraad in geen enkel opzicht buiten werking gesteld.

18. Tijdstip inwerkingtreding
Deze gedragscode vervangt de eerdere gedragscode (1 juni 2019 ) en is van kracht vanaf 1 juli 2026.

Dongen, 28-05-2026

Namens de Directie

Michel de Vries, Managing Director/DFO