menu +

Integriteits Overtreding

0 Flares 0 Flares ×

Meldingsplicht. Wet Huis voor Klokkenluiders

Deze meldingsplicht is opgesteld namens Van Uitert Companies B.V. en geldt ook voor alle dochtermaatschappijen, hierna te noemen Van Uitert Companies.

Definities

Artikel 1.1.       Onder deze regeling wordt verstaan onder:

De Organisatie: Van Uitert Companies

Melder: de werknemer of andere persoon die door zijn of haar werkzaamheden met de  organisatie in aanraking is gekomen en een melding doet. Onder deze personen zijn in ieder geval mede begrepen uitzendkrachten, gedetacheerden, stagiaires, vrijwilligers en andere ingehuurde personen.

1.2                   Vermoeden van een maatschappelijke misstand: het vermoeden van de Melder dat

binnen de organisatie sprake is van een ernstige misstand voor zover;

a. het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die  de Melder in zijn dienstbetrekking bij de Organisatie heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de Melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij de Organisatie.

b. het maatschappelijk belang in het geding is bij in ieder geval:

  • de (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift;
  • een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid;
  • een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen;
  • een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu
  • dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.
  • Onder het vermoeden van een maatschappelijke misstand wordt eveneens begrepen een dreigende misstand, een integriteitsschending waarbij personen de normen en waarden van de Organisatie schenden en onregelmatigheden in de uitvoering, structuren, processen of procedures binnen de organisatie die zo ernstig zijn dat ze de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevenden overstijgen.

1.3.                  Directie: degenen die zijn benoemd als de directie van de Organisatie.

1.4.                 Meldfunctionaris: degene die door de Directie/OR is aangewezen om in het kader van

             deze regeling voor de Organisatie als vertrouwenspersoon te fungeren.

1.5.                  Externe Partij: onder Externe Partij wordt in deze regeling, buiten de gevallen van

                        artikel 5 lid 3 van deze regeling, verstaan:

a. een instantie die is belast met de opsporing en vervolging van strafbare feiten, zoals het Openbaar Ministerie;

b. een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift, zoals inspectie SZW;

c. een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld, zoals het Huis voor Klokkenluiders.

Interne melding

Artikel 2.1. De Melder doet de melding van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand aan de Meldfunctionaris volgens de in deze regeling beschreven procedure. Bij twijfel of er sprake is van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand , kan de Melder dit te goeder trouw en zonder aanziens des persoons toetsen bij de Meldfunctionaris alvorens een formele melding te doen.

2.2. Indien de melding van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand de Meldfunctionaris betreft, vindt deze melding plaats aan de Directie.

2.3. Tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in Artikel 5 lid 2 van deze regeling kan de Melder de melding van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand ook aan de Directie doen volgens de in deze regeling beschreven procedure.

2.4. De Meldfunctionaris legt die melding met vermelding van de ontvangstdatum schriftelijk vast en laat die melding voor akkoord tekenen door de Melder, die daarvan een afschrift ontvangt. De ontvangende functionaris brengt de Directie zo spoedig mogelijk op de hoogte van een gemeld Vermoeden van een maatschappelijke misstand met vermelding van de datum waarop de melding ontvangen is; indien mogelijk nog dezelfde dag.

2.5. Indien de melding heeft plaatsgevonden bij de Meldfunctionaris, brengt deze de Directie op de hoogte op een met de Melder overeengekomen wijze. Na ontvangst van de melding wordt zo spoedig mogelijk met een onderzoek aangevangen. Daarbij wordt door de Meldfunctionaris in overleg met de Directie beoordeeld of een Externe melding gedaan moet worden. Zowel de Melder als degene aan wie het Vermoeden van een maatschappelijke misstand is gemeld, behandelen de melding vertrouwelijk en nemen hierbij de vereisten van de AVG in acht.

2.6. De Organisatie is niet verplicht elke melding te onderzoeken. Kiest de Organisatie ervoor om een melding niet te onderzoeken dan brengt zij zo spoedig mogelijk de Melder op de hoogte van deze beslissing en geeft hiervoor gemotiveerd de redenen aangegeven. Wordt de melding wel onderzocht dan wordt de Melder geïnformeerd over de vervolgstappen.

2.7. Zodra het onderzoek is afgerond wordt de Melder op de hoogte gebracht van de voornaamste conclusies. De Melder wordt in de gelegenheid gesteld om te reageren op het onderzoeksresultaat en het standpunt van de Organisatie voordat het onderzoek wordt afgerond. Op basis hiervan kan de Melder besluiten of hij een externe melding gaat doen.

Meldfunctionaris

Artikel 3.1. De Organisatie stelt een meldfunctionaris aan. De Meldfunctionaris treedt op als procesbewaker bij de meldingsprocedure. De Melder kan in alle vertrouwelijkheid advies inwinnen bij de Meldfunctionaris over wat hij het beste kan doen.

3.2. De Meldfunctionaris functioneert met gezag, geloofwaardigheid en is in die hoedanigheid onafhankelijk van de leiding van de Organisatie.

3.3. Indien de Meldfunctionaris een werknemer is die in dienst is van de Organisatie, dan is op de Meldfunctionaris de rechtsbescherming van artikel 21 van de Wet op de ondernemingsraden en artikel 7:658b BW van overeenkomstige toepassing.

Standpunt

Artikel 4.1. Binnen een periode van acht (8) weken vanaf het moment van de interne melding, wordt de Melder door de Meldfunctionaris of de Directie schriftelijk op de hoogte gesteld van het inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld Vermoeden van een maatschappelijke misstand. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. Het standpunt wordt geformuleerd met inachtneming van het eventueel vertrouwelijk karakter van de te verstrekken (bedrijfs)informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen zoals privacyregelgeving.

4.2. Als het standpunt niet binnen acht (8) weken kan worden gegeven, wordt de Melder door de Directie of Meldfunctionaris hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld. Daarbij wordt tevens aangegeven binnen welke termijn de Melder het standpunt tegemoet kan zien.

Externe melding

Artikel 5.1. De Melder kan na het doorlopen van de procedure inzake de interne melding zoals bedoeld in artikel 2 van deze regeling een melding aan een Externe partij van het Vermoeden van een maatschappelijke misstand overwegen indien:

a. de Melder het niet eens is met het standpunt en de voorgenomen acties als bedoeld in artikel 5 van deze regeling en van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte ter zijde is gelegd, of

b. de Melder, ook na navraag, geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijn(en) als bedoeld in artikel 5 van deze regeling.

5.2. De Melder kan direct een melding aan een Externe partij van het Vermoeden van een maatschappelijke misstand met voorbijgaan aan de interne meldingsprocedure overwegen, indien het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevergd. Dat is in ieder geval aan de orde in de navolgende situaties waarbij sprake is van:

a. accuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;

b. de Melder een redelijk vermoeden heeft dat de hoogste verantwoordelijke binnen de leiding van de Organisatie bij de door hem of haar vermoedde maatschappelijke misstand betrokken is;

c.een situatie waarin de Melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van de interne melding;

d.een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;

e. een eerdere melding overeenkomstig de procedure van hetzelfde Vermoeden van een maatschappelijke misstand, die het Vermoeden van een maatschappelijke misstand niet heeft weggenomen;

f. een wettelijke plicht tot directe melding aan een Externe partij;

5.3. Uitsluitend in het geval naar het redelijk oordeel van de Melder hij of zij te goeder trouw een Vermoeden van een maatschappelijke misstand meldt omdat naar zijn of haar redelijk oordeel er van een zodanig zwaarwegend maatschappelijk belang sprake is, dat dit belang in de omstandigheden van het geval zwaarder moet wegen dan het belang van de Organisatie bij geheimhouding, dan kan onder Externe partij in de zin van lid 1 of lid 2 van dit artikel eveneens worden verstaan een andere externe derde die naar het redelijk oordeel van de Melder in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand te kunnen opheffen of doen opheffen. De Melder houdt daarbij enerzijds rekening met de effectiviteit waarmee de door hem gekozen andere externe partij kan ingrijpen en anderzijds met het belang van de Organisatie bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen. Melder zal alleen een in dit lid bedoelde externe melding doen als er geen andere, potentieel minder schadelijke alternatieven voor handen zijn.

5.4. Als er geen geschikt extern meldpunt bestaat kan een externe melding worden gedaan bij de afdeling Onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders. Deze kan de melding onderzoeken als:

a. deze de volgende informatie bevat:

de naam en het adres van de Melder, de dagtekening, een omschrijving van het Vermoeden van een maatschappelijke misstand en de naam van de Organisatie over wie het gaat, de reden(en) waarom de Melder van mening is dat er sprake is van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand.

b. de Melder een ‘redelijk vermoeden’ heeft van een maatschappelijke misstand. Dit betekent dat hij niet alles tot in de details hoeft te bewijzen, maar dat hij wel moet kunnen laten zien dat er iets mis is.

c. het moet gaan om een Vermoeden van een maatschappelijke misstand.

der geen andere instantie is (zoals het Openbaar Ministerie, een inspectie of toezichthouder) die de misstand kan onderzoeken, of als deze instantie de misstand niet of niet goed onderzoekt

d. er eerst een interne melding is gedaan, maar deze niet naar behoren is opgepakt; of de Melder een gegronde reden had om de melding niet intern te doen;

e. het Huis voor de Klokkenluiders de misstand niet al aan het onderzoeken is;

f. de rechter niet al een onherroepelijke uitspraak over de misstand heeft gedaan;

g. het niet gaat om kleinere integriteitsincidenten. Het Huis voor Klokkenluiders onderzoekt immers alleen werk gerelateerde misstanden.

Waarvoor is de klokkenluidersregeling niet bedoeld

Artikel 6.1. Deze regeling vervangt niet bestaande procedures voor omgang met (individuele) klachten of onregelmatigheden. Dergelijke klachten en onregelmatigheden moeten eerst via de normale kanalen met de directe leidinggevende, de leidinggevende in lijn, de HR-manager of andere reguliere daarvoor aangewezen persoon besproken worden.

Rechtsbescherming Melder

Artikel 7.1. De Meldfunctionaris zal de identiteit van de Melder zo veel als mogelijk geheim houden. Indien geheimhouding van de identiteit van de Melder niet mogelijk is in verband met verdere actie die genomen moeten worden om het Vermoeden van een maatschappelijke misstand te bestrijden, zal de Meldfunctionaris eerst contact opnemen met de Melder voor overleg.

7.2. De Melder van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand die te goeder trouw en zorgvuldig handelt valt onder de rechtsbescherming van artikel 7:658b BW. Dat betekent dat de Melder door of vanwege zijn of haar melding van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand op geen enkele wijze wordt benadeeld. Dat wil zeggen dat de Melder in verband met het doen van een melding niet door de Organisatie en/of zijn/haar collega’s slechter wordt behandeld dan hij/zij zou zijn behandeld als hij/zij geen melding had gedaan. Deze rechtsbescherming geldt zowel tijdens de behandeling van de interne of externe melding als daarna.

7.3. Indien bij het onderzoek blijkt dat niet kan worden bevestigd dat sprake is van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand, terwijl Melder zorgvuldig heeft gehandeld, dan zullen geen maatregelen tegen de Melder worden genomen.

7.4. Indien uit het onderzoek blijkt dat een melding valselijk of te kwader trouw is gedaan, dan kan dit een grond zijn om, in redelijke verhouding tot die grond, maatregelen te treffen jegens de Melder.

7.5. Wanneer de Melder door een bepaalde persoon wordt bestraft, oneerlijk wordt behandeld of anderszins zonder redelijke grond wordt benadeeld, zal dat gevolgen hebben voor die persoon.

7.6.Van zorgvuldig handelen is in ieder geval sprake indien:

a. de Melder de desbetreffende feiten eerst intern aan de orde heeft gesteld als bedoeld in artikel 2 van deze regeling, tenzij dat in redelijkheid niet van hem/haar kon worden gevergd, zoals voorzien in deze regeling;

b. de Melder bij een melding aan een Externe partij zoals voorzien in deze regeling de feiten op een passende en evenredige wijze bekend maakt;

c. de Melder een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden heeft dat de betreffende feiten juist zijn als bedoeld in artikel 1 lid 3 sub a van deze regeling;

d. bij de melding aan een Externe partij een maatschappelijk belang in het geding is als bedoeld in artikel 1 lid 3 sub b van deze regeling, en

e.  bij de melding in de zin van artikel 6 lid 3 van deze regeling het belang van de melding in maatschappelijk opzicht prevaleert boven het belang van de Organisatie bij geheimhouding.

7.7. De Melder zal de bescherming als genoemd in dit artikel 8. van deze regeling ook genieten in geval van een melding van incidenten, onregelmatigheden en integriteitsschendingen.

8.8. Is de Melder van oordeel dat hij/zij wordt benadeeld dan kan de Melder de afdeling Onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken een bejegeningsonderzoek in te stellen naar de manier waarop de Melder is behandeld.

Privacy

Artikel 8.1. Alle persoonsgegevens die de Organisatie verwerkt in het kader van deze regeling zullen uitsluitend gebruikt worden om de doelstellingen van deze regeling te vervullen. De persoonsgegevens zullen alleen worden verstrekt aan personen die deze nodig hebben voor deze doeleinden of ter naleving van een wettelijke plicht, dan wel om een zwaarwegend publiek belang te dienen.

8.2. Als een melding niet gegrond blijkt te zijn, zullen alle persoonsgegevens met betrekking tot de melding zo snel mogelijk worden vernietigd, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor het zeker stellen van bewijs in een eventuele procedure.

8.3. Als een melding gegrond blijkt te zijn, dan zullen de persoonsgegevens die samenhangen met het onderzoek binnen twee (2) maanden na afronding van het onderzoek verwijderd worden, tenzij er disciplinaire maatregelen getroffen worden, of de persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor het zeker stellen van bewijs in een eventuele procedure.

8.4. Indien de Organisatie onderdeel vormt van een concern, zullen de persoonsgegevens van een melding alleen met andere onderdelen van het concern gedeeld worden indien de melding van een Vermoeden van een maatschappelijke misstand van invloed kan zijn voor die andere onderdelen binnen het concern. Indien daarvoor persoonsgegevens buiten de Europese Unie verwerkt moeten worden, zal de Organisatie de benodigde privacy rechtelijke maatregelen nemen om dit mogelijk te maken.

Slotbepalingen

Artikel 9.1.

Deze regeling treedt in werking op 16-05-2019.

9.2.

Deze regeling is door de ondernemingsraad goedgekeurd op 15-05-2019.

9.3.

Deze regeling wordt aan de bij de Organisatie werkzame personen schriftelijk en/of elektronisch ter hand gesteld.

9.4.

Vanaf het moment van inwerkingtreding is Dhr. K. Severijns als Meldfunctionaris ten behoeve van deze regeling benoemd.

0 Flares Google+ 0 Twitter 0 LinkedIn 0 Facebook 0 Buffer 0 0 Flares ×
TOP